會(hui)(hui)務(wu)的(de)(de)策(ce)劃(hua)從活(huo)(huo)動(dong)的(de)(de)初期就開始(shi)，一直持續到實(shi)際活(huo)(huo)動(dong)的(de)(de)舉(ju)行(xing)。事實(shi)上，會(hui)(hui)務(wu)結束(shu)后(hou)的(de)(de)幾周內，會(hui)(hui)務(wu)策(ce)劃(hua)者就整(zheng)理好了細(xi)節，并著(zhu)手后(hou)續工(gong)作。會(hui)(hui)務(wu)的(de)(de)策(ce)劃(hua)包(bao)括與(yu)客(ke)(ke)戶緊密合作，設計一個活(huo)(huo)動(dong)，反(fan)映(ying)客(ke)(ke)戶的(de)(de)派(pai)對愿景，實(shi)現活(huo)(huo)動(dong)的(de)(de)目標(biao)。雇傭一個專業的(de)(de)會(hui)(hui)務(wu)策(ce)劃(hua)人(ren)。公司客(ke)(ke)戶聘(pin)請(qing)專人(ren)策(ce)劃(hua)會(hui)(hui)務(wu)的(de)(de)各個方面，包(bao)括相關(guan)細(xi)節和運營項目，并在(zai)整(zheng)個會(hui)(hui)務(wu)活(huo)(huo)動(dong)結束(shu)前對其進行(xing)審核。

場地總體布局可分為內場和外場。

外場(chang)布置包括酒店餐廳外場(chang)、大廳、賓客路線和(he)宴會廳接待(dai)室(shi)。外場(chang)的(de)(de)布置主(zhu)要是引導來賓前(qian)進的(de)(de)方向，讓他們提前(qian)體驗企(qi)業(ye)會展的(de)(de)氣(qi)氛(fen)。

因此(ci)，招牌/背景墻(qiang)/洗手盆通常(chang)布置在顯(xian)眼(yan)的地方。會議(yi)廳前廳可設置簽(qian)到臺、合影處、互動場所(suo)。如果有(you)茶歇(xie)，也可以安排點心區(qu)。

室內(nei)部分(fen)包括舞臺(tai)、燈(deng)光、音(yin)響、餐桌椅的基本搭配(pei)(pei)。需要注意的是，舞美效果(guo)的分(fen)配(pei)(pei)應根(gen)據場地的大小和會展方案的需要而定。重要的是要考慮現場的安全因素，確保會場的安全。

在當(dang)前(qian)性(xing)能(neng)和預期性(xing)能(neng)之間進行選擇。例如，當(dang)公司(si)(si)了解(jie)到公司(si)(si)員(yuan)工自己的(de)(de)(de)績效計劃時，大多數員(yuan)工會刻意回避這些(xie)已(yi)有(you)(you)的(de)(de)(de)績效。例如，如果公司(si)(si)員(yuan)工中有(you)(you)很多優(you)秀(xiu)的(de)(de)(de)大型(xing)舞蹈，那么(me)會議策(ce)劃公司(si)(si)就不推薦舞蹈;如果公司(si)(si)員(yuan)工基本沒有(you)(you)Opera，我們可以考慮增(zeng)加一個外部的(de)(de)(de)Opera演(yan)出(chu)(chu)(chu)。另一方面，它是(shi)根據客戶的(de)(de)(de)需求(qiu)而(er)定的(de)(de)(de)。例如，如果公司(si)(si)曾經演(yan)出(chu)(chu)(chu)過(guo)任何節(jie)目，不愿意再次(ci)演(yan)出(chu)(chu)(chu)，就應該(gai)盡量避免這樣的(de)(de)(de)演(yan)出(chu)(chu)(chu)。

如果想讓會議取得成功，成立專門的(de)(de)臨時(shi)小組(zu)負責特(te)別(bie)的(de)(de)工(gong)作，這樣可以做(zuo)到分工(gong)明(ming)確，提高工(gong)作效率。我們(men)可以先(xian)制定一個計劃，然(ran)后確定時(shi)間、地點(dian)、人(ren)員(yuan)(yuan)、活動、過程等(deng)。然(ran)后通過領導的(de)(de)審(shen)查(cha)，指揮實施和規(gui)劃崗位。每年(nian)通常會根據行(xing)業特(te)點(dian)、企(qi)(qi)業結(jie)構、企(qi)(qi)業文化、季節特(te)點(dian)、成本預算等(deng)設置不同類型的(de)(de)會議，如答謝(xie)客戶、員(yuan)(yuan)工(gong)總結(jie)、公(gong)司(si)(si)總結(jie)、企(qi)(qi)業聯盟(meng)、年(nian)終獎(jiang)、公(gong)司(si)(si)聚餐等(deng)。